Gestion des prestataires de services externes : Au-delà de l’externalisation et du contrôle des services
Dans le domaine de la gestion d’actifs, les prestataires de services externes sont indispensables, mais les conditions de leur implication vont au-delà de l’externalisation et du contrôle classiques. Une gestion fructueuse des fournisseurs de services externes non seulement optimise l’efficacité et les coûts, mais garantit également la conformité, la sécurité et la qualité. Une approche structurée et stratégique est donc essentielle pour répondre aux exigences réglementaires croissantes et aux évolutions technologiques.
(Author: Martin Müller, Associate Director Business Development & CRM)
Les exigences réglementaires à l’égard des gestionnaires d’investissement et des prestataires de services dans ce secteur ont considérablement augmenté au cours de ces dernières années. En parallèle, la pression croissante de la concurrence impose une efficacité et une spécialisation accrues. Les prestataires de services externes jouent un rôle clé, qu’il s’agisse des fonctions administratives de back-office, des solutions de sécurité informatique, de l’évaluation des risques ou des rapports réglementaires.
Une gestion efficace des fournisseurs de services externes repose sur un choix stratégique des prestataires, la structure des contrats sur les niveaux de service (SLA), l’intégration de nouvelles technologies, la mise en place de partenariats à long terme, le rapport coût-efficacité ainsi que sur la conformité réglementaire et la gestion des risques.
Un écosystème complexe : le Private Labelling
Les principes cybernétiques peuvent contribuer à établir une gestion dynamique, flexible et en même temps contrôlée des fournisseurs de services externes. La cybernétique s’attache au contrôle, à la régulation et à la rétroaction de systèmes complexes – une approche qui s’applique parfaitement à la plateforme d’architecture ouverte Solutions & Funds.
Dans la gestion des fournisseurs de services externes, les principes cybernétiques permettent de développer des mécanismes de contrôle efficaces. Une gestion structurée et flexible garantit une chaîne de valeur sans faille, tout en conservant une souplesse suffisante pour faire face aux évolutions du marché et aux adaptations réglementaires.
En résumé, la gestion des fournisseurs de services externes est bien plus qu’une simple externalisation ou un suivi des partenaires commerciaux. Au sein du secteur de la gestion d’actifs, les entreprises doivent trouver un équilibre entre l’augmentation de l’efficacité, le contrôle des risques et la conformité réglementaire. Une approche stratégique permet de réaliser des profits à long terme pour toutes les parties impliquées. La clé du succès réside dans la gestion structurée et proactive des fournisseurs de services externes, qui allie sécurité, qualité et innovation.
Alors que la gestion des fournisseurs de services externes comprend la stratégie globale en matière de sélection, d’intégration et de contrôle des partenaires externes, l’externalisation et le suivi se concentrent sur la mise en œuvre opérationnelle et la surveillance des processus externalisés. Seule une étroite imbrication des deux domaines permet d’exploiter pleinement le potentiel des partenariats externes afin d’agir avec succès sur le long terme.
Sabine Koch, nouvelle experte dans le domaine Outsourcing & Monitoring
Dans cette perspective, Sabine Koch a rejoint Solutions & Funds (S&F) en tant que Head Outsourcing Monitoring. Dans sa fonction nouvellement créée, Sabine Koch est chargée des partenariats stratégiques avec les banques dépositaires et les administrateurs, assurant ainsi le bon fonctionnement de la plateforme d’architecture ouverte de S&F.
Avec plus de 30 ans d’activité dans le domaine des fonds d’investissement, Sabine Koch apporte une expertise précieuse et une vision approfondie du secteur. Au fil de son parcours, elle a pourvu des postes à haute responsabilité dans différentes directions de fonds en Suisse alémanique, ce qui lui a permis d’acquérir un savoir étendu dans les opérations pour des fonds liquides et illiquides. En tant que spécialiste de l’administration et des opérations de fonds, elle s’était notamment occupée des structures de fonds dans diverses juridictions. Elle a en outre élargi ses compétences en exerçant différentes fonctions en matière de controlling des fonds.
Grâce à sa longue carrière, Sabine Koch allie des connaissances techniques approfondies à une expérience pratique et à une vision stratégique – une combinaison qui fait d’elle une spécialiste très recherchée dans le secteur des fonds d’investissement.
En qualité de Head of Outsourcing Monitoring, Sabine Koch assume des tâches centrales visant à optimiser l’efficacité, la conformité et la gestion des risques :
- Point de contact central pour le suivi de l’externalisation : Afin d’améliorer le flux d’informations, un point de contact et d’escalade central est mis en place pour la collaboration avec les administrateurs et les banques dépositaires. Ainsi, toutes les parties prenantes externes et internes savent à qui s’adresser en cas de questions ou d’escalade. Cela permet d’éviter les malentendus, de réduire les doublons et de créer une meilleure traçabilité des processus, car toutes les demandes peuvent être documentées et suivies.
- Développement stratégique des relations avec les prestataires de services : Poursuivre le développement des partenariats stratégiques existants et en créer de nouveaux, par exemple le rattachement d’une nouvelle banque dépositaire.
- Standardisation & augmentation de l’efficacité : Uniformiser les processus et identifier les potentiels afin d’optimiser la collaboration entre les différents prestataires de services.
- Examen et développement de mémorandums d’exploitation & rapports ICP : Assurer un contrôle transparent et mesurable des performances grâce à des accords de niveau de service clairement définis et à un tableau de bord des indicateurs clés de performance (ICP) pour évaluer la réalisation des objectifs fixés.
- Coordination avec l’auditeur : Prendre en charge la coordination stratégique avec l’auditeur afin de garantir un processus d’audit efficace. Grâce à une fructueuse collaboration avec l’auditeur, les comptes annuels peuvent être réalisés plus rapidement et sans accroc, et donc avec plus de simplicité pour les clients.
- Mise en place d’une gestion structurée des données : Premières étapes de la mise en œuvre d’un système de gestion des données uniformisé intégrant des plateformes de fournisseurs de données pertinentes. Un entrepôt de données approprié permet une mise à disposition plus efficace des données des fonds et réduit les rapprochements manuels.
Ces tâches contribuent de manière déterminante à faire passer la gestion des fournisseurs de services externes à un niveau supérieur chez Solutions & Funds.
Plateforme d’architecture ouverte
La plateforme d’architecture ouverte de Solutions & Funds permet aux clients des fonds private label de sélectionner des fournisseurs de services de premier ordre pour leurs projets. L’adaptation ciblée aux exigences individuelles assure une configuration optimale qui exploite les synergies des partenariats existants et des projets réalisés avec succès – pour une efficacité et une flexibilité maximales et une mise en œuvre sans faille.
Fini les solutions d’externalisation isolées. Place à un réseau intégré de partenaires spécialisés qui, ensemble, augmentent l’efficacité opérationnelle, répondent aux exigences réglementaires et créent une valeur ajoutée pour les sociétés de gestion de fortune, les banques, les assurances, les caisses de pension ainsi que les family offices.
Un écosystème de fournisseurs de services bien orchestré, dans lequel S&F est le point d’entrée unique, garantit des avantages concurrentiels et dégage des potentiels de croissance durables. En tant que direction de fonds expérimentée, Solutions & Funds donne accès à diverses formes juridiques de fonds et offre à ses clients des services complets de structuration et de conseil. Grâce aux connaissances techniques et réglementaires approfondies de nos experts ainsi qu’aux relations solides que nous entretenons avec les autorités, les groupes d’intérêt et les autres acteurs du marché, nous garantissons aux clients des solutions adaptées à leur projet de fonds private label.