External Service Provider Management: Mehr als nur Outsourcing und Monitoring von Dienstleistungen
In der Asset-Management-Branche spielen externe Dienstleister eine zentrale Rolle, doch ihre Einbindung erfordert weit mehr als nur klassisches Outsourcing und Monitoring. Ein effektives External Service Provider Management optimiert nicht nur Effizienz und Kosten, sondern stellt auch Compliance, Sicherheit und Qualität sicher. Ein strukturierter und strategischer Ansatz ist daher essenziell, um den steigenden regulatorischen Anforderungen und technologischen Entwicklungen gerecht zu werden.
(Author: Martin Müller, Associate Director Business Development & CRM)
Die regulatorischen Anforderungen an Investment Manager und Dienstleister in der Asset-Management-Industrie sind in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Gleichzeitig erfordert der wachsende Wettbewerbsdruck eine höhere Effizienz und Spezialisierung. Externe Dienstleister können hierbei wertvolle Unterstützung bieten – von administrativen Backoffice-Funktionen über IT-Sicherheitslösungen bis hin zur Risikobewertung und regulatorischen Berichterstattung.
Die wesentlichen Aspekte eines effektiven Managements von externen Service Providern besteht in der strategischen Auswahl der Dienstleister, der Vertragsgestaltung der Service-Level-Agreements (SLAs), der Integration neuer Technologien, dem Aufbau langfristiger Partnerschaften, Kosteneffizienz sowie der regulatorischen Konformität und Risikomanagement.
Komplexes Ökosystem: Private Labelling
Kybernetische Prinzipien können dazu beitragen, ein dynamisches, flexibles und zugleich kontrolliertes External Service Provider Management zu etablieren. Kybernetik befasst sich mit der Steuerung, Regelung und Rückkopplung komplexer Systeme – ein Ansatz, der sich ideal auf Solutions & Funds Open Architecture Plattform übertragen lässt.
Im Kontext des ESPMs ermöglichen kybernetische Prinzipien die Entwicklung effizienter Kontrollmechanismen für externe Dienstleister. Durch eine strukturierte und adaptive Steuerung wird eine reibungslose Wertschöpfungskette sichergestellt, während gleichzeitig ausreichend Flexibilität für Marktveränderungen und regulatorische Anpassungen bleibt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass External Service Provider Management weit mehr als reines Outsourcing oder Monitoring von Geschäftspartnern ist. Innerhalb der Asset-Management-Industrie müssen Unternehmen eine Balance zwischen Effizienzsteigerung, Risikokontrolle und regulatorischer Compliance finden. Durch eine strategische Herangehensweise lassen sich langfristige Vorteile für alle involvierten Parteien realisieren. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einem strukturierten und proaktiven ESPM-Ansatz, der Sicherheit, Qualität und Innovation miteinander verbindet.
Während ESPM die übergeordnete Strategie zur Auswahl, Integration und Steuerung externer Partner umfasst, konzentriert sich Outsourcing und Monitoring auf die operative Umsetzung und Überwachung der ausgelagerten Prozesse. Nur durch eine enge Verzahnung beider Bereiche kann das volle Potenzial externer Partnerschaften ausgeschöpft werden, um langfristig erfolgreich zu agieren.
Sabine Koch als neue Expertin für den Bereich Outsourcing & Monitoring
Aus diesem Grund hat sich Solutions & Funds (S&F) mit Sabine Koch als Head Outsourcing Monitoring verstärkt. In ihrer neu geschaffenen Funktion kümmert sich Sabine Koch um die strategischen Partnerschaften mit Depotbanken und Administratoren und stellt somit einen reibungslosen Ablauf der Open Architecture Plattform von S&F sicher.
Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung im Bereich Investmentfonds bringt Sabine Koch fundiertes Fachwissen und wertvolle Einblicke in die Branche mit. In ihrer Karriere war sie in leitenden Positionen bei verschiedenen Fondsleitungen in der Deutschschweiz tätig und hat sich dabei umfassende Kenntnisse im Bereich Fondsoperations für liquide und illiquide Fondsstrukturen angeeignet. Als Spezialistin für Fondsadministration und -operations verantwortete sie unter anderem auch die Betreuung von Funds-Strukturen in unterschiedlichen Jurisdiktionen. Darüber hinaus sammelte sie wertvolle Erfahrung in verschiedenen Funktionen im Bereich Fund Controlling.
Durch ihre langjährige Tätigkeit vereint Sabine Koch tiefgehendes Fachwissen mit praktischer Erfahrung und strategischem Weitblick – eine Kombination, die sie zu einer gefragten Expertin in der Investmentfondsbranche macht.
In der neu geschaffenen Position des Head of Outsourcing Monitoring übernimmt Sabine Koch zentrale Aufgaben, um Effizienz, Compliance und Risikomanagement zu optimieren:
- Zentrale Anlaufstelle für Outsourcing-Monitoring: Um den Informationsfluss zu verbessern, wird ein zentraler Ansprech- und Eskalationspunkt für die Zusammenarbeit mit Administratoren und Depotbanken eingerichtet. Unter anderem stellt ein zentraler Anlaufpunkt sicher, dass alle externen und internen Stakeholder wissen, an wen sie sich bei Fragen oder Eskalationen wenden müssen. Dies vermeidet Missverständnisse, reduziert doppelte Bearbeitung und schafft eine bessere Nachvollziehbarkeit von Prozessen, da alle Anfragen dokumentiert und nachverfolgt werden können.
- Strategische Entwicklung von Dienstleister-Beziehungen: Weiterentwicklung bestehender sowie Aufbau neuer strategischer Partnerschaften, wie beispielsweise der Anbindung einer neuen Depotbank.
- Standardisierung & Effizienzsteigerung: Vereinheitlichung von Prozessen und Identifikation von Effizienzpotenzialen zur Optimierung der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Dienstleistern.
- Überprüfung und Weiterentwicklung von Operating Memorandums & KPI-Reporting: Sicherstellung einer transparenten und messbaren Leistungskontrolle durch klar definierte Service-Level-Agreements und ein KPI-Dashboard zur Messung vordefinierter Serviceziele.
- Koordination mit dem Auditor: Übernahme der strategischen Abstimmung mit Wirtschaftsprüfern zur Sicherstellung eines effizienten Prüfungsprozesses. Durch eine effiziente Zusammenarbeit mit dem Auditor, können Jahresabschlüsse schneller und reibungsloser, und somit für Kunden aufwandsarmer, umgesetzt werden.
- Aufbau eines strukturierten Datenmanagements: Erste Schritte zur Implementierung eines einheitlichen Datenmanagement-Systems unter Einbindung relevanter Datenanbieter-Plattformen. Ein entsprechendes Data Warehouse ermöglicht eine effizientere Bereitstellung von Fondsdaten und reduziert manuelle Abstimmungen.
Diese Aufgaben tragen massgeblich dazu bei, das ESPM bei Solutions & Funds auf ein neues Level zu heben.
Open Architecture Plattform
Die Open Architecture Plattform von Solutions & Funds ermöglicht PLF-Kunden, erstklassige Service Provider für ihre Fondsprojekte auszuwählen. Durch die gezielte Abstimmung auf individuelle Anforderungen entsteht ein optimales Set-up, welche Synergien aus bestehenden Partnerschaften und erfolgreich realisierten Projekten nutzt – für maximale Effizienz, Flexibilität und eine nahtlose Umsetzung.
Statt isolierter Outsourcing-Lösungen entsteht ein integriertes Netzwerk aus spezialisierten Partnern, die gemeinsam operative Effizienz steigern, regulatorische Anforderungen erfüllen und einen Mehrwert für Vermögensverwaltungen, Banken, Versicherungen, Pensionskassen sowie Family Offices schaffen.
Ein gut orchestriertes Service-Provider-Ökosystem, bei dem S&F die Rolle als Single-Point-of-Entry einnimmt, kann Wettbewerbsvorteile sichern und nachhaltige Wachstumspotenziale eröffnen. Solutions & Funds ermöglicht dabei als erfahrene Fondsleitung Zugang zu diversen Fondsrechtsformen und bietet ihren Kunden umfassende Strukturierungs- und Beratungsdienstleistungen an. Durch tiefes technisches und regulatorisches Fachwissen unserer Expertinnen und Experten, sowie starke Beziehungen zu Behörden, Interessensverbänden und weiteren Marktakteuren, gewährleisten wir Kunden passgenaue Lösungen für deren Private-Labelling-Fund-Projekt.